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Fahrtkostenzuschüsse - Was bei der Abrechnung von Benzingutscheinen zu beachten ist
Die Mitarbeiter Ihres Unternehmens, die mit dem PKW zur Arbeit kommen, haben mit gestiegenen Benzinkosten und mit der Abschaffung der Pendlerpauschale zu kämpfen. Daher freuen sich Ihre Mitarbeiter, wenn sie mit Benzingutscheinen einen kleinen „Fahrtkostenzuschuss“ von Ihnen erhalten.
Der Vorteil für den Arbeitgeber: Dieses Extra kann steuerfrei und beitragsfrei in der Sozialversicherung bleiben. Dafür müssen Sie in der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung jedoch bei der Ausgabe und Abrechnung der Fahrtkostenzuschüsse keine Fehler machen. Wie ein rechtskräftiger Beschluss des Finanzgerichts (FG) München zeigt (26.11.2007, AZ: 8 V 3556/07), ist das aber oftmals gar nicht so ganz einfach!
Im Streitfall schenkte ein Unternehmen seinen Mitarbeitern Benzingutscheine im Wert von je 20 €. Die Gehaltsbuchhaltung behandelte diese Zuwendung als steuer- und sozialversicherungsfreien Sachbezug. Das zuständige Finanzamt stimmte dieser Bewertung der Benzingutscheine jedoch nicht zu: Die Benzingutscheine seien kein Sachbezug, sondern eine Geldeinnahme und damit lohnsteuerpflichtig, so die Argumentation des Finanzamts. Die Maßnahme des Finanzamts, den Arbeitgeber in Haftung zu nehmen, bestätigte das Finanzgericht.
Damit für Ihr Unternehmen Gutscheine steuerfrei bleiben, müssen Sie wie folgt abrechnen:
Benzingutscheine oder andere Gutscheine, die Ihr Unternehmen an einen Mitarbeiter ausgibt, müssen einen eindeutigen Sachbezug darstellen, damit sie steuerfrei bleiben.
Folgende Voraussetzungen muss der Gutschein erfüllen, damit der Sachbezug erkennbar ist:
- Auf dem Gutschein dürfen nur Waren ausgewiesen sein (z. B. 20 l Benzin). Denn alle Gutscheine, die einen Geldbetrag nennen, werden als Bargeld gewertet und deshalb steuerpflichtig. Beachten Sie, dass auch keine Geldbeträge in fremden Währungen darauf vermerkt sein dürfen.
- Der Gutschein muss unternehmensgebunden sein, und zwar müssen Sie den Gutschein bei einem bestimmten Unternehmen erwerben und dieses muss auch auf dem Gutschein genannt sein (mit Namen und Anschrift). Hier ist wichtig, dass Ihr Unternehmen als Vertragspartner des Unternehmens eingetragen ist, das den Gutschein ausgibt und auch wieder einlöst.
- Der Wert des Sachbezugs hat eine Obergrenze von 44 € pro Mitarbeiter und pro Monat.
Wenn alle diese Voraussetzungen erfüllt sind, dürfen Sie den Gutschein als lohnsteuerfreien Sachbezug behandeln.
Ein Beispiel für einen Gutschein, der alle Kriterien eines Sachbezugs erfüllt, steht Ihnen hier zum Download bereit.
Achtung: Unterläuft Ihnen ein Fehler beim Ausstellen eines Gutscheins, tritt Steuerpflicht (und damit ggf. Sozialversicherungspflicht) bereits bei der Übergabe des Gutscheins ein. Den entsprechenden Betrag müssen Sie dem laufenden Monat zuordnen. Ist der Gutschein steuerpflichtig, weil sein Wert die Freigrenze von 44 € übersteigt, fließt der Barlohn dem Mitarbeiter aber erst dann zu, wenn er den Gutschein einlöst. Zu diesem Zeitpunkt muss die Zuwendung daher auch erst versteuert werden. Freigrenzen, die nicht ausgeschöpft wurden, können nicht auf andere Monate übertragen werden.
