Verpflegung bei Schulungen: Es ist Ihnen freigestellt, ob Sie die Sachbezugswerte anwenden

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Sicher schickt auch Ihr Unternehmen Mitarbeiter hin und wieder auf Schulungen. Ihre Aufgabe ist es dann, die Verpflegung, die die Beschäftigten dort erhalten, richtig zu bewerten. Hierfür haben Sie jetzt nach einem ganz aktuellen Schreiben des Bundesfinanzministeriums (13.7.2009, AZ.: IV C 5 – S 2334/08/10013) 2 Möglichkeiten – Sachbezugswerte ansetzen oder nicht.

Ab sofort ist Ihnen freigestellt, ob Sie die Lohnsteuerrichtlinien und damit die amtlichen Sachbezugswerte oder den Bundesfinanzhof-Beschluss vom 19.11.2008 (AZ: VI R 80/06) anwenden.

Denn: Grundsätzlich sagt der Bundesfinanzhof, dass bei unentgeltlicher Verpflegung die Sachbezugswerte gelten. Aber nur wenn die Verpflegung auf die Dauer angelegt ist (Kantine). Schulungen fehlt das Merkmal dauerhaft. Wie also wann abrechnen?

1. Sie richten sich nach dem Bundesfinanzhof-Beschluss und wenden die amtlichen Sachbezugswerte nicht an - hier profitiert der Arbeitnehmer!

Diese Variante können Sie wählen, wenn die Mitarbeiter direkt eine Mahlzeit und/oder einen Zuschuss erhalten. Dabei ist die Verpflegung zunächst nach § 3 Nr. 16 Einkommensteuergesetz steuerfrei in Höhe der Pauschalen (Verpflegungsmehraufwendungen)

• im Wert von 24 € bei einer Abwesenheit von 24 Stunden
• im Wert von 12 € bei einer Abwesenheit von mindestens 14 Stunden
• im Wert von 6 € bei einer Abwesenheit von mindestens 8 Stunden

Zusätzlich gilt die Freigrenze von 44 € des § 8 Abs. 2 Satz 9 Einkommensteuergesetz.

Das bedeutet: Übersteigt der Wert der Mahlzeiten die oben genannten Pauschalen, ist der übersteigende Teil steuerpflichtig. In diesem Fall bleibt der steuerpflichtige Anteil aber wiederum bis zur Grenze von 44 € monatlich steuerfrei – und damit auch beitragsfrei in der Sozialversicherung.

Wann sich diese Alternative anbietet:

• der Wert der Mahlzeiten bleibt innerhalb der Verpflegungspauschale,
• Sie haben die Freigrenze für Sachbezüge (44 €) nicht bereits für andere Sachbezüge ausgeschöpft.

2. Sie wenden die Sachbezugswerte an

Hier muss der Mitarbeiter einen geringen steuerlichen Betrag in Höhe der Sachbezugswerte versteuern, darf aber Verpflegungsaufwendungen in Höhe der Pauschalen (siehe oben) als Werbungskosten geltend machen. Die amtlichen Sachbezugswerte dürfen Sie nur dann anwenden, wenn der Wert der Mahlzeit 40 € nicht übersteigt.

In Höhe der Sachbezugswerte fällt steuerpflichtiges Arbeitsentgelt an:

• für Frühstück pro Tag 1,53 €
• für Mittagessen und Abendessen pro Tag je 2,73 €

Wann sich diese Variante lohnt

• wenn die an den Mitarbeiter zugewendete Mahlzeit einen hohen Wert hat, denn auch dann bleibt es bei den geringen Sachbezugswerten, und
• wenn Sie die 44-€-Freigrenze bereits für andere Sachbezüge (z. B. Benzingutscheine) ausgeschöpft haben bzw. ausschöpfen möchten.