Wann Sie bei Zuschlägen auf detaillierte Nachweise verzichten können

• ausdrucken
• versenden

In bestimmten Grenzen sind Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeitszuschläge sowohl steuer- als auch beitragsfrei. Unbedingte Voraussetzung hierfür sind nach Ansicht von Verwaltung und Rechtsprechung allerdings akribische Einzelaufstellungen über die geleistete Arbeit und die Zuschläge. Ganz ausnahmsweise dürfen Sie auf solche Aufzeichnungen aber verzichten. Aus einem jetzt veröffentlichten Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH vom 22.10.2009, AZ: VI R 16/08) geht jetzt hervor, wann das der Fall ist.

Zuschläge, die Ihre Mitarbeiter für die Arbeit an Feiertagen und Sonntagen oder während der Nacht erhalten, sind nach § 3b Einkommensteuergesetz steuerfrei. Nach R 3b Lohnsteuer-Richtlinien (LStR) müssen Sie die Zuschläge aber tatsächlich zahlen, und zwar zusätzlich zum Grundentgelt. Außerdem sind nur Zuschläge steuerfrei, die Sie für tatsächlich geleistete Arbeit zahlen.

Als Belege für diese beiden Voraussetzungen verlangt die Verwaltung von Arbeitgebern bzw. deren Lohnbüros detaillierte Nachweise über die tatsächlich geleistete Arbeit (R 3b Abs. 6 LStR). Diese strengen Aufzeichnungspflichten hatte ein Arbeitgeber nicht beachtet.

2 seiner Mitarbeiter (Bäckergesellen) leisteten ihre Arbeitszeit regelmäßig in den Nachtstunden ab. Für ihre Nachtarbeit erhielten sie einen monatlichen Zuschlag in gleich bleibender Höhe, der als solcher auch in der Entgeltabrechnung ausgewiesen war. Einzelaufzeichnungen oder eine gesonderte Abrechnung erfolgten allerdings nicht.

Regelmäßige, gleich bleibende Nachtarbeit

Das Finanzamt wollte die Steuerfreiheit der gezahlten Nachtarbeitszuschläge nicht akzeptieren, weil die Dokumentationen nicht ausreichend waren. Der Arbeitgeber klagte. Das Finanzgericht Münster in der ersten Instanz gab ihm Recht. Das Finanzamt ließ noch immer nicht locker und ging in Revision.

Aber auch der BFH bestätigte das Vorgehen des Arbeitgebers: Die Aufzeichnungen seien hier ausnahmsweise ausreichend, weil die Nachtarbeit regelmäßig, im Voraus planbar und zu bestimmten, im Arbeitsvertrag geregelten Zeiten anfiel. Der Arbeitgeber konnte belegen, dass die Zuschläge tatsächlich zusätzlich zum Grundentgelt und für tatsächlich geleistete Arbeit gezahlt wurden.