Zuschläge – Ausnahme bei Aufzeichnungspflicht

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Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeitszuschläge sind innerhalb bestimmter Grenzen sowohl steuer- als auch beitragsfrei. Für die Befreiung von Abgaben ist allerdings eine akribische Einzelaufstellung über die geleistete Arbeit und die Zuschläge unbedingte Voraussetzung, zumindest nach Ansicht von Verwaltung und Rechtsprechung. Ganz ausnahmsweise dürfen Sie auf solche Aufzeichnungen aber verzichten. Ein aktuelles Urteil des Finanzgerichts (FG)Münster (vom 13.3.2008, AZ: 3 K 4804/05 L) zeigt, wann das der Fall sein kann.

Nach § 3b Einkommensteuergesetz (EStG) sind Zuschläge, die Ihre Mitarbeiter für die Arbeit an Feiertagen und Sonntagen oder während der Nacht erhalten, steuerfrei. Nach R 3b Lohnsteuerrichtlinien (LStR) müssen Sie diese Zuschläge aber tatsächlich zahlen, und zwar zusätzlich zum Grundentgelt. Außerdem sind die Zuschläge nur steuerfrei, wenn die Arbeit, für die Sie sie zahlen, tatsächlich geleistet wurde. Daher ist es Ihre Pflicht, für detaillierte Nachweise über die tatsächlich geleistete Arbeit zu sorgen (R 3b Abs. 6 LStR). Diese strengen Aufzeichnungspflichten hatte ein Arbeitgeber nicht beachtet, wie der Fall vor dem Finanzgericht Münster zeigt.

Zwei seiner Mitarbeiter (Bäckergesellen) leisteten ihre Arbeitszeit regelmäßig in den Nachtstunden ab. Für ihre Nachtarbeit erhielten sie einen monatlichen Zuschlag als fixen Betrag, der als solcher auch in der Entgeltabrechnung ausgewiesen war. Einzelaufzeichnungen über die tatsächlich geleistete Arbeit oder eine gesonderte Abrechnung erfolgten allerdings nicht.

Regelmäßige, gleich bleibende Nachtarbeit

Aufgrund unzureichender Dokumentation wollte das Finanzamt die Steuerfreiheit der gezahlten Nachtarbeitszuschläge nicht akzeptieren Der Arbeitgeber klagte. Das FG gab ihm Recht mit der Begründung, dass die Aufzeichnungen in diesem Falle ausnahmsweise ausreichend seien. Die Nachtarbeit sei regelmäßig im Voraus planbar und  daher auch zu bestimmten, im Arbeitsvertrag geregelten Zeiten anfallend.

Wie Ihnen das Urteil nutzt

Diese Auffassung ist aus Arbeitgebersicht sehr großzügig. Das Finanzamt hat im Streitfall deshalb auch Revision eingelegt (AZ: VI R 16/08). Es bleibt abzuwarten, ob der Bundesfinanzhof (BFH) die Auffassung des FG unterstützt. Bis zu diesem Zeitpunkt kann das FG-Urteil für Sie immerhin eine Argumentationshilfe sein, falls das Finanzamt auch Ihre Aufzeichnungen als zu ungenau beanstandet.

Auch der BFH verlangt detaillierte Angaben

Wie wichtig detaillierte Aufzeichnungen für die Steuerfreiheit von Zuschlägen sind, hat der BFH schon einmal in einer Entscheidung (Urteil vom25.5.2005, AZ: IX R 72/02) betont. Pauschalierte Aufzeichnungen hat er allerdings für den besonderen Fall zugelassen, dass

1. die Zahlungen nach dem übereinstimmenden Willen von Arbeitgeber und Arbeitnehmer zunächst bloße Abschlagszahlungen oder Vorschüsse sind und
2. später einzeln abgerechnet werden.

Weitere Informationen zur Abrechnung von Sonntags-, Feiertags- und Nachzuschlägen finden Sie hier.