Achten Sie bei den Aufbewahrungsfristen auf Fristenkonkurrenz

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Für ein Dokument gelten zum Teil unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. In den folgenden Fällen müssen Sie die jeweils längere Frist beachten:

• Ein Arbeitsvertrag (bei dessen Aufbewahrungsfrist Sie sich grundsätzlich nach der Verjährung der Ansprüche richten) kann auch für sozialversicherungsrechtliche oder steuerrechtliche Beurteilungen relevant sein (wenn es z. B. um die Einstufung als freier oder abhängig beschäftigter Mitarbeiter geht). Sollten für diese Bereiche längere Aufbewahrungsfristen gelten, müssen Sie selbstverständlich die längeren Fristen beachten.
• Die Lohnunterlagen, die Sie für die Abrechnung und Zahlung der Beiträge für jeden Mitarbeiter führen müssen, haben Sie bis zum Ende eines Kalenderjahres aufzubewahren, das auf die letzte Betriebsprüfung folgt. Sie dürfen allerdings nur diejenigen Unterlagen vernichten, die von der Betriebsprüfung erfasst wurden. Beispiel: In Ihrem Unternehmen fand in 2009 eine sozialversicherungsrechtliche Betriebsprüfung statt. Die geprüften Unterlagen haben Sie bis 31.12.2010 aufzubewahren.
• Gleiches gilt für die Meldevordrucke, die insoweit als Entgeltunterlagen zu behandeln sind.
• Für Unterlagen der Künstlersozialkasse müssen Sie eine Aufbewahrungsfrist von mindestens 5 Jahren nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Entgelte fällig geworden sind, beachten.
• Für die Lohnnachweise, die für das Umlage- und Erhebungsverfahren in der Unfallversicherung relevant sind, gilt folgende Regelung hinsichtlich der Aufbewahrungsfristen: Die Dokumente müssen Sie entsprechend der in der Satzung der zuständigen Berufsgenossenschaft festgelegten Aufbewahrungsfrist, mindestens aber 5 Jahre, aufbewahren.