Neuregelung des BDSG: Welche Arbeitnehmerdaten Sie ab 1.9.2009 nicht mehr speichern dürfen

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Am 1.9.2009 tritt eine Neuregelung im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) in Kraft. Danach fallen Mitarbeiterdaten jetzt ausdrücklich unter das Bundesdatenschutzgesetz. Es wurde eine Grundsatzregelung getroffen, die den ersten Schritt für den sensibleren Umgang mit Arbeitnehmerdaten bilden soll. Aber was bedeutet das für Ihre Arbeit?

Auch vor der Neuregelung fielen die Personendaten aller Beschäftigten unter die allgemeinen Regeln des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Nun wurde der Bereich Mitarbeiterdaten ausdrücklich mit aufgenommen. Entscheidend ist für Sie in der Lohn- und Gehaltsabrechnung insbesondere der neue § 32 Abs. 1 BDSG.

Danach dürfen Sie personenbezogene Arbeitnehmerdaten zu Beschäftigungszwecken nur dann

• erheben,
• verarbeiten oder
• nutzen,

wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Das gilt auch, wenn Sie die Informationen für die Durchführung oder Beendigung bzw. Abwicklung des Beschäftigungsverhältnisses benötigen.

Arbeitnehmerdaten, die unter das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) fallen, sind Informationen über

• fachliche Fähigkeiten, Kenntnisse und Erfahrungen,
• die Anzahl der Kinder und den Familienstand,
• Krankheiten, die bestimmte Tätigkeiten ausschließen.

Nicht gespeichert werden dürfen dagegen beispielsweise

• Informationen über die Gesundheit, die für das Beschäftigungsverhältnis keine Rolle spielen, oder
• rein private Informationen.