Jahresabschluss: Prüfen Sie Ihre Unterlagen für die Sozialversicherungsträger

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Die Sozialversicherungsträger verlangen korrekte und vollständige Aufzeichnungen von Ihnen. Spätestens jetzt zum Jahresabschluss sollten Sie überprüfen, ob sie alle wichtigen Daten enthalten.

Sinnvoll ist es, im Rahmen des Jahresabschluss die Angaben für die Sozialversicherungsträger mit dem Lohnkonto für die Finanzverwaltung zu kombinieren. Die Aufzeichnungen für die Sozialversicherungsträger müssen (zusätzlich zu den Angaben im Lohnkonto) folgende Mindestangaben enthalten:

• Beginn und Ende sowie Art der Beschäftigung
• das sozialversicherungsrechtliche Arbeitsentgelt (Zusammensetzung, zeitliche Zuordnung, Berechnungstage in den einzelnen Monaten)
• beitragspflichtiges Arbeitsentgelt bis zur Beitragsbemessungsgrenze in der Renten- und Arbeitslosenversicherung
• Beitragsgruppenschlüssel
• die Einzugsstelle für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag
• den vom Arbeitnehmer zu tragenden Anteil am Gesamtsozialversicherungsbeitrag getrennt nach Beitragsgruppen
• Unterlagen und Angaben, die für die Versicherungsfreiheit oder Versicherungspflicht maßgeblich sind
  Beispiele: Für Ihre kurzfristig Beschäftigten ist das eine Erklärung über weitere kurzfristige Beschäftigungen im Kalenderjahr und für Ihre geringfügig entlohnten Teilzeitkräfte (400-€-Minijobber) ist das die Erklärung über weitere gleichzeitig ausgeübte geringfügige Beschäftigungen im Kalenderjahr.
• Unterlagen, die die Zahlung des Pflegeversicherungszuschlags für Kinderlose betreffen
• besondere Beitragsberechnung, wenn einmalig gezahltes Arbeitsentgelt nach der März-Klausel dem Vorjahr zugerechnet werden muss
• meldepflichtiges Arbeitsentgelt, falls Kurzarbeitergeld bezahlt wurde
• die Erklärung eines geringfügig entlohnten Mitarbeiters (400-€-Minijobber) Ihnen gegenüber, wenn er auf die Rentenversicherungsfreiheit verzichtet hat
• die Erklärung einer Teilzeitkraft mit einem Arbeitsentgelt in der Gleitzone (zwischen 400,01 und 800 € monatlich) Ihnen gegenüber, wenn sie auf die Rentenversicherungsfreiheit verzichtet hat