Was beim diesjährigen Jahresabschluss zu beachten ist

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Obwohl Sie zum Ende eines jeden Jahres mit denselben Aufgaben konfrontiert werden, sind diese Arbeiten am Jahresabschluss bzw. die ersten Aufgaben im neuen Jahr alles andere als Routine. Sie sind besonders wichtig, umfangreich und die Zeit ist meist knapp. Zudem müssen von Ihnen einige Änderungen berücksichtigt werden. Ein rechtzeitiger Beginn, nämlich spätestens jetzt, und ein systematisches Vorgehen sind deshalb unerlässlich.

Das sind Ihre Aufgaben rund um den Jahresabschluss:

1. Die Jahresmeldung

Jahresabschluss bedeutet in sozialversicherungsrechtlicher Hinsicht die Jahresmeldung  zu erstatten. Der für den Mitarbeiter zuständigen Einzugsstelle teilen Sie damit das im laufenden Jahr erzielte Arbeitsentgelt mit.

Wichtig: Die Jahresmeldung übermitteln Sie an die Krankenkasse, bei der der jeweilige Mitarbeiter versichert ist. Für privat krankenversicherte Mitarbeiter senden Sie die Meldung an die Krankenkasse, an die Sie auch die Renten- und Arbeitslosenversicherungsbeiträge des Mitarbeiters abführen. Grundsätzlich ist das die gewählte AOK, IKK, BKK oder Ersatzkasse. Von der Jahresmeldung erhalten sämtliche Mitarbeiter eine Kopie bzw. einen Ausdruck. In das Lohnkonto nehmen Sie eine weitere Kopie der jeweiligen Meldung auf.

2. Prüfung der Sozialversicherungspflicht

Für jeden Arbeitnehmer haben Sie bis spätestens zum Jahresende das im abgelaufenen Kalenderjahr erzielte regelmäßige Jahresarbeitsentgelt zu ermitteln. Mit dieser Größe und den aktuellen Jahresarbeitsentgeltgrenzen können Sie dann feststellen, ob für den Mitarbeiter noch Versicherungspflicht in der Krankenversicherung ab 1.1. des Folgejahres besteht.

Achten Sie hierbei auf die seit 1.1.2008 geltende Neuerung zum Wechsel in die private Krankenversicherung. Ihr Mitarbeiter kann nur noch in eine private Krankenversicherung wechseln, wenn er in 3 aufeinanderfolgenden Jahren mit dem Jahresarbeitsentgelt die Versicherungspflichtgrenze des jeweiligen Jahres überschreitet.

3. Ermittlung des regelmäßige Jahresarbeitsentgelt

Zum regelmäßigen Jahresarbeitsentgelt zählen alle Arbeitgeberzuwendungen, die zum beitragspflichtigen Arbeitsentgelt gehören. Dies sind regelmäßig alle die Bezüge, die mit hinreichender Sicherheit mindestens einmal im Jahr gezahlt werden.

4. Der Entgeltnachweis für die Berufsgenossenschaft

Sie sind verpflichtet die Summe der Entgelte aller Arbeitnehmer, die in Ihrem Unternehmen einer Unfallgefahr ausgesetzt sind und Versicherungsschutz genießen, der Berufsgenossenschaft zu melden. Stichtag für den Entgeltnachweis ist der 12.2. des nächsten Jahres.

Hinzu kommen die Arbeitseinkommen gesetzlich versicherter Unternehmer, Versicherungssummen aus freiwilliger Unternehmerversicherung oder
satzungsmäßig bestehender Unternehmerpflichtversicherung. Ihr Entgeltnachweis muss bereits nach den verschiedenen Gefahrenklassen geordnet sein.

5. Meldung an die Arbeitsagentur

Jedes Unternehmen mit mindestens 20 Mitarbeitern ist verpflichtet, mindestens 5 % der Arbeitsplätze mit Schwerbehinderten zu besetzen. Sollte  ein Unternehmen diese Quote nicht erreichen, hat es eine Ausgleichsabgabe an das Integrationsamt zu zahlen.

6. Bestehenden Resturlaub übertragen

Regelmäßig zum Jahresende überprüfen Sie auch, wie viel Urlaub den Mitarbeitern noch zusteht. Wie Sie mit diesem Resturlaub verfahren, kommt auf die Regelung an, die für Ihren Betrieb gilt:

• Grundsätzlich muss jeder Mitarbeiter seinen Urlaub bis zum 31.12. genommen haben. Wenn es aber dringende betriebliche oder in der Person des Mitarbeiters liegende Gründe dafür gab, dass ein Arbeitnehmer seinen Urlaub nicht vollständig nehmen konnte (z. B. Krankheit des Mitarbeiters oder Personalengpässe im Unternehmen), darf er seinen Resturlaub mit in das nächste Jahr nehmen. In diesem Fall ist dann aber am 31.3. Schluss.
• Weiterhin besteht noch die Möglichkeit, dass Ihre Arbeitnehmer auf Grund einer betrieblichen Regelung oder auf Grund eines Tarifvertrags Urlaub mit in das Folgejahr nehmen dürfen.

Prüfen Sie daher für alle Mitarbeiter: Existiert eine (tarif)vertragliche Regelung, die besagt, dass die Mitarbeiter Ihres Unternehmens Urlaub übertragen dürfen (z. B. bis zum 30.6. oder sogar bis zum 30.9. des Folgejahres)? Falls nicht, erinnern Sie die Mitarbeiter daran, den Urlaub bis Ende des Jahres zu nehmen. Auch hier gilt: Der Urlaub wird anderenfalls ersatzlos gestrichen.