Außenprüfung: Wie weit der Datenzugriff des Finanzamts reicht

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Nach § 147 Abgabenordnung (AO) haben Sie für bestimmte Unterlagen Aufbewahrungsfristen zu beachten. Nur diese Unterlagen darf das Finanzamt einsehen. Aufzeichnungen, die über Ihre gesetzliche Pflicht hinausreichen, müssen Sie für eine Einsichtnahme nicht freigeben. Dies geht aus einem aktuellen Urteil des Bundesfinanzhofs (Urteil vom 24.6.2009, Az.: VIII R 80/06) hervor. lohnexperten24.de erläutert Ihnen die genauen Hintergründe.

Im Streitfall führte ein Finanzamt eine Außenprüfung in einem Unternehmen, einer Kanzlei, durch. Der Prüfer verlangte vom Unternehmen die Einsichtnahme in digitale Buchführungsunterlagen, die die Kanzlei freiwillig – zusätzlich zu den gesetzlichen Pflichten – angelegt hatte. Das Unternehmen verweigerte die Vorlage und bekam vor dem Bundesfinanzhof Recht. Der Datenzugriff, so der Bundesfinanzhof, erstrecke sich nur auf die Unterlagen, die nach § 147Abgabenordnung aufbewahrt werden müssten.

In steuerrechtlicher Hinsicht gelten insbesondere folgende Aufbewahrungsfristen für die Unterlagen, die für Ihre Entgeltabrechnung entscheidend sind:

1. Eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren gilt für

• Lohnkonten und die entsprechenden Belege,
• Entgeltunterlagen und Lohnlisten, die für die Besteuerung relevant sind,
• sonstige Unterlagen, die für steuerliche Zwecke von Bedeutung sind (z. B. Kassenstreifen, Preisverzeichnisse).

2. Eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gilt für

• Lohnkonten, die Ihr Unternehmen mit den Geschäftsbüchern aufbewahren muss,
• Arbeitsunterlagen und sonstige Organisationsunterlagen (Kontenpläne, Kontierungsunterlagen),
• Aufzeichnungs- und Buchungsbelege (z. B. die Lohn- und Gehaltsbuchführung, Aufzeichnungen von Umsatz- und Vorsteuer).

Was Datenzugriff bedeutet

Im Rahmen einer Außenprüfung, also beispielsweise einer Lohnsteueraußenprüfung, darf ein Prüfer folgendermaßen auf Ihre Daten zugreifen: 

Unmittelbar:

Nach § 147 Abs. 6 Satz 1 AO dürfen Prüfer direkte Einsicht in Ihre gespeicherten Daten nehmen. Die Prüfer dürfen hierfür das EDV-System Ihres Unternehmens nutzen. Es handelt sich dabei um einen Nur-Lese-Zugriff auf Ihre DV-Systeme durch den Prüfer zur Prüfung der Buchhaltungsdaten, Stammdaten und Verknüpfungen. Der Prüfer darf die steuerlich relevanten Daten bei Nutzung vorhandener Auswertungsprogramme auch filtern und sortieren.

Mittelbar:

Der Prüfer kann von Ihnen verlangen, dass Sie die relevanten Daten nach seinen Vorgaben auswerten (§ 147 Abs. 6 Satz 2 AO), damit er anschließend den Nur-Lese-Zugriff durchführen kann. Der Prüfer darf von Ihnen aber nur die maschinelle Auswertung mit den in Ihrem DV-System vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten verlangen.

Zugriff auf einen Datenträger:

Der Prüfer kann schließlich auch einen maschinell verwertbaren Datenträger anfordern, z. B. eine CD-ROM, eine DVD, einen USB-Stick (§ 147 Abs. 6 Satz 2 AO). Dabei sind Sie verpflichtet, dem Prüfer gespeicherte Unterlagen und Aufzeichnungen zusammen mit allen zur Auswertung der Daten notwendigen Informationen in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung zu stellen. Das gilt auch in den Fällen, in denen sich die Daten bei Dritten befinden.