Dienstreisen: Nun haben Sie klare Vorgaben für die Aufteilung

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Das kommt bei vielen Dienstreisen vor: Mitarbeiter erledigen private Einkäufe oder legen einen Urlaubstag ein. Das Problem: Bei der Aufteilung von Dienstreisen in privat und dienstlich herrschte bisher eine gewisse Rechtsunsicherheit. Jetzt hat das Bundesministerium für Finanzen (BMF) offizielle Vorgaben veröffentlicht.

Das Schreiben bezieht sich auf alle Leistungen, die einen steuerlich relevanten betrieblichen Anteil und einen privaten Anteil enthalten, sogenannte gemischt veranlasste Aufwendungen. Hauptanwendungsfall sind aber Dienstreisen mit Urlaubs- oder sonstigen privaten Anteilen. Den betrieblichen Anteil der Dienstreisen dürfen Sie nach den Grundsätzen für Dienstreisen steuer- und beitragsfrei erstatten. Den privaten Anteil muss der Mitarbeiter selbst tragen, oder Sie rechnen die entsprechenden Kosten als lohnsteuer- und beitragspflichtiges Arbeitsentgelt ab.

Beachten Sie nach dem Verwaltungserlass des BMF Folgendes:

1. Nehmen Sie die Aufteilung der Dienstreisen nach objektiven Kriterien vor. Der Maßstab muss nach außen hin erkennbar und nachvollziehbar sein.
   Beispiel: Ein Mitarbeiter ist für 7 Tage, von Donnerstag bis Mittwoch, auf Dienstreise im Ausland. An den Wochentagen ist er von morgens bis abends im Einsatz für Ihr Unternehmen. Am Samstag und Sonntag finden weder Besprechungen noch Termine statt. Der Mitarbeiter nutzt diese Zeit, um sich Land und Leute anzusehen und private Einkäufe zu tätigen. Hier können Sie privat und betrieblich nach einem zeitlichen Maßstab aufteilen: 5 Tage dienstlich, 2 Tage privat.
2. Ist eine verlässliche Aufteilung von Dienstreisen nur mit unverhältnismäßigem Aufwand möglich, dürfen Sie schätzen.
3. Fehlt es an einer geeigneten Schätzungsgrundlage oder sind die Veranlassungsbeiträge nicht trennbar, gelten die gesamten Aufwendungen der Dienstreisen als privat veranlasst.

Das gesamte Schreiben des BMF können Sie sich hier herunterladen.