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Ohne Nachweise keine Erstattung der Reisekosten
Machen Sie die Erstattung der während einer Auswärtstätigkeit angefallenen Reisekosten immer von lückenlosen Aufzeichnungen und Belegen abhängig. Nur wenn Sie diese Aufzeichnungen und Unterlagen in Ihren Entgeltunterlagen und bei einer Prüfung zur Hand haben, akzeptieren auch Finanzamt und Betriebsprüfer den steuerfreien Aufwendungsersatz. Die LStR machen dies in R 9.4 Abs. 1 ausdrücklich zur Pflicht.
Bestehen Sie auf folgenden Aufzeichnungen:
- Art und Anlass der beruflichen Tätigkeit,
- die Reisedauer,
- den Reiseweg und den auswärtigen Tätigkeitsort.
Bei regelmäßiger Auswärtstätigkeit ist ein Fahrtenbuch empfehlenswert. Hieraus können Sie dann auch eventuelle privat veranlasste Fahrten ersehen. Der Beschäftige muss Ihnen außerdem anhand von Quittungen belegen, welche Aufwendungen für ihn angefallen sind. Beispiele: Tankquittungen, Hotelrechnungen, Schriftverkehr.
Tipp: Ideal ist eine ordnungsgemäße Reisekostenabrechnung. Sie sollte Beginn, Ende, Datum, Ziel und Anlass der Reise sowie die einzelnen Kosten aufgeschlüsselt nach ihrer Art und in Brutto-/Nettobeträge sowie Umsatzsteuer umfassen. Ein entsprechendes Formular erhalten Sie selbstverständlich bei lohnexperten24.de.
