Reisekosten: Ist die Tätigkeitsstätte beim Kunden eine regelmäßige Arbeitsstätte?

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Reisekosten dürfen Sie steuerfrei ersetzen. Eine Dienstreise findet aber nur statt, wenn ein Beschäftigter außerhalb seiner regelmäßigen Arbeitsstätte tätig wird. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn er einen Kunden aufsucht. Ob dessen Unternehmenssitz auch dann Ziel einer Dienstreise bleibt, wenn der Beschäftigte ihn über längere Zeit immer wieder aufsucht, hat jetzt der Bundesfinanzhof geklärt.

Im Streitfall war ein Beschäftigter über längere Zeit direkt und ausschließlich bei einem Kunden des Unternehmens tätig. Das Finanzamt stufte den Sitz des Kunden deshalb als regelmäßige Arbeitsstätte ein und erkannte die Fahrten dorthin nicht als Dienstreise an. Es kämen allenfalls Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte in Betracht.

Der Bundesfinanzhof stützte diese Ansicht aber nicht. Der Sitz eines Kunden könne in solchen Fällen nicht regelmäßige Arbeitsstätte sein. Man könne davon ausgehen, dass der Mitarbeiter nicht die Möglichkeit habe, sich auf die für ihn fremde Tätigkeitsstätte einzustellen. Daher blieben die Fahrten zum Kunden Reisekosten (BFH, Urteil vom 9.7.2009, Az.: VI R 21/08).

Warum Reisekosten günstiger sind

Werden die Fahrten eines Beschäftigten als Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte gewertet, darf er lediglich Werbungskosten in Höhe von 0,30 € pro Tag und Entfernungskilometer geltend machen.

In der entsprechenden Höhe dürfen Sie dem Beschäftigten Fahrtkostenzuschüsse zahlen und diese mit 15 % Lohnsteuerpauschale abrechnen.

Reisekosten können Sie dem Mitarbeiter dagegen vollständig steuerfrei ersetzen:

• entweder pauschal in Höhe von 0,30 € pro gefahrenen Kilometer (bei Nutzung eines Pkw) oder
• oder in Höhe der tatsächlichen Kosten.

Das bedeutet: Sie setzen den Teilbetrag der jährlichen Gesamtkosten des Fahrzeugs an, der dem Anteil der zu berücksichtigenden Fahrten an der Jahresfahrleistung entspricht.

Wie Sie die regelmäßige Arbeitsstätte erkennen

Oft ist nicht ganz eindeutig feststellbar, ob es sich bei der Tätigkeit eines Mitarbeiters tatsächlich um eine Dienstreise handelt. Entscheidender Begriff ist dabei die „regelmäßige Arbeitsstätte“. Bleibt der Mitarbeiter dieser im Rahmen seiner Beschäftigung fern, befindet er sich auf einer Dienstreise. Seit 1.1.2008 dürfen Sie von dem Begriff der regelmäßigen Arbeitsstätte ausgehen, den die Rechtsprechung in den vergangenen Jahren entwickelt hat:

1. Die regelmäßige Arbeitsstätte ist der ortsgebundene Mittelpunkt der dauerhaft angelegten beruflichen Tätigkeit des Mitarbeiters.
2. Das gilt unabhängig davon, ob es sich um eine Einrichtung des Arbeitgebers handelt.