Wie Sie Übernachtung und Frühstück bei Dienstreisen jetzt richtig abrechnen

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Bei den Reisekostenerstattungen für Dienstreisen mit Übernachtung müssen Sie jetzt neue Regeln berücksichtigen. Hintergrund ist der ermäßigte Mehrwertsteuersatz für Übernachtungen. Er führt dazu, dass Übernachtung und Frühstück seit dem 1.1.2010 getrennt auf den Hotelrechnungen ausgewiesen werden.

Die neuen Regeln wurden vom Bundesfinanzministerium im Schreiben vom 5.3.2010 (AZ: IV D 2 – S 7210/07/10003 und IV C 5 – S 2353/09/10008) festgelegt und sollen mit weiteren Erleichterungen in die neuen Lohnsteuer-Richtlinien 2011 übernommen werden. Sie sind dann anzuwenden, wenn Ihr Unternehmen bei Dienstreisen die Kosten des Frühstücks übernimmt.

Demnach entsteht dem Mitarbeiter durch die Kostenübernahme des Frühstücks ein geldwerter Vorteil in Höhe des amtlichen Sachbezugswerts von 1,57 €, wenn die Rechnung auf den Arbeitgeber bzw. Ihr Unternehmen ausgestellt ist. 2010 muss zudem noch eine Vorabbuchung durch die Reisestelle Ihres Unternehmens erfolgen, damit Sie mit dem amtlichen Sachbezugswert rechnen dürfen. Wenn es keine Reisestelle gibt oder in Eilfällen kann der Mitarbeiter selbst buchen. Ab 2011 wird die Vorabbuchung voraussichtlich nicht mehr erforderlich sein.

Die 1,57 € müssen Sie dann der Lohnsteuer unterwerfen. Ob und wie das Frühstück auf der Rechnung ausgewiesen ist, spielt dabei keine Rolle.