Wie Sie Reisekosten im Ausland auch ohne Nachweise erstatten können

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Ist ein Arbeitnehmer im Ausland eingesetzt, dürfen Sie ihm im Rahmen der Abrechnung von Reiskosten die jeweilige Auslandspauschale für Übernachtungen auszahlen. Einen Nachweis müssen Sie von dem Mitarbeiter nicht verlangen.  Was bei Lkw-Fahrern, die über eine Schlafkoje verfügen, gilt, klärt ein aktuelles Urteil (Finanzgericht Hessen, Urteil vom 16.3.2009, Az.: 11 K 1498/05).

Das Problem: Bei Fahrern, die mit großen Lkws unterwegs sind, unterstellen Rechtsprechung und Verwaltung häufig, dass diese in ihrer Schlafkoje übernachten. Damit entfällt die Steuerfreiheit der Auslandspauschale.

Im Streitfall versicherte ein ausländischer Geschäftspartner aus den Niederlanden eidesstattlich, dass die deutschen Fahrer regelmäßig in seinem Privathaus übernachten durften. Hierfür müssten sie ein Entgelt in Höhe von rund 50 € entrichten. Dementsprechend urteilte das Finanzgericht Hessen: In diesem Fall dürfe an der Steuerfreiheit der ausgezahlten Auslandspauschale nicht gerüttelt werden.

Lassen Sie sich alles quittieren

Damit in solchen oder ähnlichen Fällen erst gar keine Zweifel entstehen, sollten Sie betreffende Mitarbeiter Ihres Unternehmens dazu anhalten, Belege für die im Ausland angefallenen Übernachtungskosten zu sammeln. Kommt es zum Streit, hilft Ihnen nur noch die eidesstattliche Versicherung des Beherbergungsunternehmens, wenn Sie keine Belege vorliegen haben.